手上只有文字材料,需要用PPT来汇报,那怎么高效转换,除了复制粘贴?
快速满足这个基本需求。
第一步,需要对所需要的内容进行大纲级别的设置。
会对应PPT里的不同内容。
第二步,在窗口上方的选项卡命令这里找到“发送到Microsoft PowerPoint演示”。
如果桌面上没有,要自己添加“发送到PPT”命令到开始选项卡。要找到并添加。
进入到自定义功能区,有个简单快捷方式,选择Word上方任意命令,然后右键,直接选择“自定义功能区”(Customize the Ribbon)。
左边点击“不在功能区中的命令”,是按照拼音或字母的排序列表,找到“发送到PPT”。
然后右边需要在“开始”选项卡下建立一个组,然后重命名,才把这个命令添加到这个组内。
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设置已完成。下面需要设置大纲级别。
所见即所得的大纲设定,需要进入大纲视图。
视图选项卡,点击大纲(Outline)。
这里就可以对每行内容设定级别。
大纲视图的内容看起来和平时显示的区别很大,操作不那么舒服。
但在2013以上的版本还有个更高效的方式,就是导航窗格。
在视图选项卡中,勾选导航窗格(Navigation Pane)显示,左边就会穿线一个导航窗口,所见即所得。
或者关闭后,点击左下角第几页那里,还能打开导航窗格。
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开始设置级别。
Word和PPT之间的转换逻辑,Word的一级标题对应PPT的标题。
二级标题对应标题下文的正文内容。
三级标题对应正文内容的下属内容。
一般三级就远远足够了。
右键选中一行内容,点击段落,然后设置大纲级别一级。
按住CTRL + 鼠标左键就能同时选择不连续的行内容。
一级设置完成后设置二级。
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点击发送到PPT命令,会生成一个PPT。
双击窗口最大化显示,并点击“启用编辑”。
然后对PPT进行一定的调整。
第一页是封面页,右键此页,选择版式(Layout),选标题幻灯片(Title Slide)。
标题和副标题调整一下。
在Word发送到PPT的过程中,图片和表格是不可被转换的。
所以如果有图片,要自己拷贝粘贴或直接插入。
按住Shift键点击图片,能按比例缩放图片。
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那这样生成的PPT还是很简陋的,我们可以快速的把它变的好看。
在PPT中,点击设计选项卡,点击主题,选择任一个模板。
那相应的封面页和正文页都会改变格式。
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那Word转换成了PPT后,其实PPT也可以转换为Word。
我们先保存一下我们新生成的PPT。
然后点击视图,这里有个大纲视图,进入后,就是PPT里的文字内容,就是PPT里的文本内容都在这里。
我们继续点击文件选项卡,选择导出(Export),选择创建讲义(Create Handouts),如果只需要PPT里的文字稿就选择“只使用大纲”,点击确定就转成Word。
生成的Word,我们点击左下角页面,可以看到生成了几页Word。
但这时内容格式错乱,我们可以选中全部内容,然后在开始选项卡中,找到清除所有格式(Clear All Formatting)。
这样我们就快速得到了从PPT转换过来的大纲内容了。