《企业管理交流》之《实用管理工具》：《联络单》

我们在日常工作中，经常会有一些临时性的工作要安排，有一些跨部门间须要协同配合的工作要做，一般企业常规的做法就是“说”，也就是口头下达“指令”，或“口头协商”，其结果很乱，有的做了，有的没做，有的做得变了形，有的拖延了时间，有的甚至完全做错了，还有的就只有开头没有结尾不了了之了。因此产生的争议和扯皮很多，因为这些工作的安排从一开始就没有一个“明确”的依据，也没有时限要求和结果验收，无法追溯。我们采取企业内部“工作联络单”的办法来解决这个问题。根据我在多家企业，多年使用这个办法的体会，这个方法行之有效！ 下面我把“联络单”使用的制度提供给大家，希望对大家在企业的日常工作安排中能有借鉴作用。 也欢迎大家和我一起探讨相关的管理问题。 《“内部联络单”的使用方法及考核制度》 一、目的：为使工作联络信息传递确定，责任明确，提高工作完成效率，跟踪工作完成结果； 二、使用方法 1、所联络事宜为非本部门自身能独立解决的问题； 2、联络单同级之间、上下级之间均可相互使用； 3、联络单使用公司统一印制的标准稿纸填写，也可自行打印，至少一式三联，一联自留、一联交被联络人，一联交企管部考核统计跟踪。联络单要求手写复写。所有联络单的“被联络人”单均须由发单人的直接上级亲笔签署意见并签字后再纸版传递并纸版回复，联络单的“通知人”单可传递电子版；联络单由联络人所在部门安排人员传递 （联络单复写份数由“被联络人”和“通知人”多少而定）；联络单在发单时，须让被联络人和通知人（或部门代收人员）在发单部门存档的联络单背面签收，以免在是否收到的问题上扯皮；代收人员如果未及时传单而耽误工作的，由代收人员承担相应责任； 4、“联络人”是指发单人；“被联络人”是指要求其解决问题的对象，为了责任分明，每项内容的“被联络人”只能是一个人，如果被联络人是多人，则须写明每个人要做的事情（比如某件事须要多人协商解决，则可同时被联络，但要说明其中某人牵头，而其他人配合；如被联络的多人不需要在一起商议，而是同时做即可，则须要写明被联络人同时完成）；“通知人”是指对“联络内容”须知情的相关人员，比如公司分管领导、相关部门负责人等，“通知人”可以是多人； 5、联络单内容：联络人应将“联络内容”描述清楚，字迹工整清晰，并就所联络事宜的完成时间与被联络人当面沟通并达成一致，不能达成一致的，可由发单人和被联络人双方一起到双方的直接上级处当面协调，并以直接上级在联络单上签署的完成时间为准； 6、被联络人如对联络事宜有疑问的，可直接与联络人联系；如有更改内容须由联络人重新开单并注明撤回原单并交考核统计重新传递； 7、较为紧急或重要之事，可由发单人找直接上级或公司领导审批后再交给考核统计传递； 8、联络单复单 1）“被联络人”自接到联络单之日起于联络单上标明的“要求完成时间”后的24小时内须复单：（1）联络单复单在被联络人工作比较忙的情况下，可有部门统计或指定人员代为与联络人沟通签字事宜，但如因被联络工作未完成或完成不符合要求而造成的责任和考核仍须由被联络人承担；2）大多数被联络工作须要现场验收，所以被联络人在完成工作后就通知联络人到现场验收并办理签字手续，无论被联络工作是否完成联络人都应在联络单上签署意见以便被联络人及时复单）； 2）标有具体完成时间期限的联络单须在规定完成时间内完成并找“联络人”或“验收人”验收并签字后交考核统计复单； 3）联络单必须是针对具体事情，要求具体完成的时间，不能只标有“即日起执行”或“即日持续执行”，而须具体标明什么时间前整改完成，并“持续”保持； 4）复单必须是纸版的，电子版复单无效； 5）没有不须要纸版复单的联络单； 6）对联络单须要保留以便查看（有电脑的岗位员工均可收到电子版联络单，可保存电子版）的，可在复单时向考核统计提出，考核统计帮其复印一份复印件给被联络人，保留原件存档； 9、联络单到期不复单或复单没有联络人验收签字的，一律视为“未完成工作”； 10、考核：联络单所联系工作到期未完成的或未按要求复单的，一律按“未完成工作考核规定”考核责任人； 11、统计：联络单完成情况由企管部考核统计编入“考核跟踪表”动态传递；每月汇总一次联络单的考核结果交公司领导签字后给财务部兑现工资考核。 （制度内容完） 正如本文开头所说，我们采取企业内部“工作联络单”的办法来解决企业日常工作口头联络（尤其是跨部门间工作联络），“说了不算，算了不说”，“口说无凭”，问题不能得到及时解决，责任扯皮推诿的问题。